User Tools
Mogu li se eRačuni čuvati (arhivirati) na papiru?
info@actarius.hr
U duhu obveznog slanja elektroničkih računa (eRačuna) prema obveznicima javne nabave od 1.7.2019. prema Zakonu o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi (Nar. nov., br. 94/18), ali i sve učestalijeg korištenja eRačuna između poduzetnika, postavljaju se pitanja u vezi načina njihovog čuvanja (arhiviranja). Dakle, mogu li se eRačuni ispisati i arhivirati „na papiru“ ili pošiljatelji/primatelji eRačuna moraju ustrojiti elektroničku arhivu za potrebe njihovog arhiviranja?
Prema odredbama čl. 10. st. 1. Zakona o računovodstvu (Nar. nov., br. 78/15, 120/16 i 116/18), knjigovodstvene isprave čuvaju se kao izvorni pisani dokument, na nositelju elektroničkog zapisa ili pretvorene na nositelju mikrografske obrade.
Prema odredbama čl. 12. st. 1. Pravilnika o proračunskom računovodstvu i računskom planu (Nar. nov., br. 124/14 - 3/18) i čl. 18. st. 1. Zakona o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija (Nar. nov., br. 121/14), knjigovodstvene isprave čuvaju se kao izvorne isprave ili na nositelju elektroničkog zapisa ili nositelju mikrografske obrade.
Prema odredbama čl. 4. Zakona o elektroničkoj ispravi (Nar. nov., br. 150/05), elektroničkom ispravom smatra se jednoznačno povezan cjelovit skup podataka koji su elektronički oblikovani (izrađeni pomoću računala i drugih elektroničkih uređaja), poslani, primljeni ili sačuvani na elektroničkom, magnetnom, optičkom ili drugom mediju, i koji sadrži svojstva kojima se utvrđuje izvor (stvaratelj), utvrđuje vjerodostojnost sadržaja te dokazuje postojanost sadržaja u vremenu. Sadržaj elektroničke isprave uključuje sve oblike pisanog teksta, podatke, slike i crteže, karte, zvuk, glazbu, govor.
Prema odredbama čl. 3. Zakona o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi, elektronički račun ili eRačun je račun koji je izdan, poslan i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom obliku, a koji omogućuje njegovu automatsku i elektroničku obradu.
Uspoređujući ove dvije odredbe, možemo zaključiti da bi se eRačun trebao smatrati elektroničkom ispravom u smislu Zakona o elektroničkoj ispravi.
Čuvanje elektroničkih isprava propisano je čl. 20. Zakona o elektroničkoj ispravi pa je tako svaka fizička i pravna osoba kojoj je zakonom ili drugim propisima utvrđena obveza čuvanja isprava u izvornom obliku, dužna čuvati elektroničke isprave izvorno u informacijskom sustavu ili na medijima koji omogućuju trajnost elektroničkog zapisa za utvrđeno vrijeme čuvanja, i čine elektroničku arhivu.
Što mora osigurati elektronička arhiva propisano je čl. 20. st. 3. Zakona o elektroničkim ispravama, a čuvanje se može povjeriti i informacijskom posredniku.
Uzimajući u obzir sve naprijed navedene odredbe te činjenicu da je eRačun izvorno sastavljen kao elektronička isprava, možemo zaključiti da bi subjekti (poduzetnici, proračuni i proračunski korisnici i neprofitne organizacije) koji šalju i/ili primaju eRačune, takve knjigovodstvene isprave trebali čuvati u obliku elektroničke arhive, odnosno da je njihovo čuvanje isključivo u papirnatom obliku u suprotnosti s trenutno važećim zakonskim propisima.
Ostaje za vidjeti hoće li po tom pitanju doći do izmjena zakonskih propisa.
Izvor: https://www.teb.hr/novosti/2019/mogu-li-se-eracuni-cuvati-arhivirati-na-papiru/
