Poslovni događaji u računovodstvu evidentiraju se temeljem vjerodostojne dokumentacije kojom se iskazuje suština poslovnog događaja te vrijeme i mjesto njegova nastanka.

Dokumentaciju možemo dijeliti prema više kriterija. Tako se primjerice dokumenti mogu grupirati u interne i eksterne, izvorne i izvedene, a mogu se grupirati i prema poslovnim procesima koje prate, primjerice u dokumente nabave, proizvodnje, prodaje i slično.

No, osnovna podjela koja nas u ovom trenutku zanima jest ona obzirom na grupe propisa kojima su regulirani rokovi čuvanja dokumentacije. Prema navedenom kriteriju dokumentaciju dijelimo na računovodstvenu i poreznu dokumentaciju.

Što smatramo računovodstvenom dokumentacijom možemo izvesti iz odredbi ZOR-a. Prema odredbama navedenog propisa to su:

- knjigovodstvene isprave (blagajničke isprave, bankarske isprave, temeljnice, ulazni i izlazni računi i dr.),

-poslovne knjige (dnevnik, glavna knjiga, pomoćne knjige),

-financijski izvještaji (bilanca, račun dobiti i gubitka, izvještaj o tijeku novca i dr.),

-godišnje izvješće i dr.

Porezna dokumentacija propisana je OPZ-om i drugim poreznim propisima, a obuhvaća izvorne i izvedene porezne isprave (primjerice ulazni i izlazni račun, temeljnicu), porezne knjige (primjerice knjiga URA i IRA ) te porezne evidencije (primjerice obrazac PDV i PDV-K).

No, podjela dokumentacije na računovodstvenu i poreznu pati od manjkavosti koja nije rijetkost u svijetu podjela. Naime, postoje dokumenti koji se ne uklapaju u ovu podjelu iz jednostavnog razloga - jer se istovremeno koriste i za računovodstvene i za porezne potrebe.

Tako je primjerice ulazni račun sa oznakom R1, osnova za unos u pomoćnu knjigu analitike dobavljača, koja je sastavni dio glavne knjige, a time i osnova za sastavljanje financijskih izvještaja prema računovodstvenim propisima. Istovremeno takav ulazni račun unosi se i u poreznu knjigu U-RA temeljem propisa o PDV-u, te podaci sa računa na taj način ulaze u porezni izvještaj - obrazac PDV odnosno PDV-K. No, kada se prisjetimo da je osnova za utvrđivanje poreza na dobit sam rezultat poslovanja utvrđen temeljem računovodstvenih propisa, postaje evidentno da je gotovo sva računovodstvena dokumentacija zapravo i porezna, pa proizlazi da je ova povezanost pravilo, a ne izuzetak.

Što to konkretno znači po pitanju rokova čuvanja takve dokumentacije?

Da bi se odredio rok do kojeg roka treba čuvati određeni dokument potrebno je voditi računa da li je čuvanje tog dokumenta uređeno odredbama jednog ili više različitih propisah. Ako rok čuvanja pojedinog dokumenta uređuje više propisa, dokument treba čuvati prema odredbama onog propisa koji zahtijeva duži rok čuvanja. U nastavku dajemo pregled rokova čuvanja dokumentacije temeljem odredbi računovodstvenih i temeljem poreznih propisa, a u slijedećem poglavlju, usporedbom odredbi o čuvanju dokumentacije utvrditi ćemo koje rok treba primijeniti na pojedinu poslovnu dokumentaciju.

Dokumenti se, dakle, koriste kao dokaz o nastalom poslovnom događaju, te su temelj za knjiženje u poslovnim knjigama i osnova za evidentiranja u poreznim knjigama. Bez dokumentacije ne bi bila moguća niti naknadna provjera istinitosti poslovnih događaja, te njihov porezni učinak. Upravo iz tog razloga računovodstvenim i poreznim propisima određeni su minimalni rokovi u kojima je potrebno čuvati dokumentaciju.

Za utvrđivanja rokova čuvanja porezne i računovodstvene dokumentacije kod poduzetnika najznačajniji propisi su:

-Zakon o računovodstvu (Nar. nov., br. 109/07) - u daljnjem tekstu: ZOR,

-Opći poreznog zakona (Nar. nov., br. 147/08 i 18/11) - u daljnjem tekstu: OPZ.

Osim ovih propisa rokovi čuvanja dokumentacije mogu biti propisani i ostalim propisima. Stoga u poglavlju 2.3. provjeravamo za Vas odredbe ostalih važnih poreznih propisa, i to onih u svezi poreza na dobit, poreza na dohodak i PDV-a. Prije sastavljanja ozbiljnog rokovnika čuvanja dokumentacije potrebno je provjeriti, da li još neki propis uređuje rokove čuvanja pojedine poslovne dokumentacije, a ako ne rok treba odrediti sam poduzetnik, o čemu pišemo u poglavlju.

Rokovi čuvanja računovodstvene dokumentacije propisani su člancima 7.,10., 15. i 18. ZOR-a i to kako slijedi:

Računovodstvena dokumentacija Rok

1. Knjigovodstvene isprave (čl 7. ZOR-a) Isplatne liste ili analitička evidencija plaća i nadnica TRAJNO Isprave na temelju kojih su uneseni podaci u dnevnik i glavnu knjigu 11 GODINA Isprave na temelju kojih su podaci uneseni u pomoćne knjige 7 GODINA

2. Poslovne knjige (čl. 10. ZOR-a) Dnevnik i glavna knjiga 11 GODINA Pomoćne knjige 7 GODINA

3. Financijski izvještaji Godišnji financijski izvještaji (čl. 15. st. 13. ZOR-a) TRAJNO Godišnje izvješće (čl. 18. st. 5. ZOR-a) 11 GODINA

Od kada se računa propisani rok?

Za primjenu odredbi o rokovima čuvanja iz OPZ-a potrebno je znati kada zastara počinje teći. Zastara prava na naplatu poreza, kamata i troškova ovrhe počinje teći nakon isteka godine u kojoj je porezni obveznik sam utvrdio poreznu obvezu ili nakon isteka godine u kojoj je porezno tijelo utvrdilo poreznu obvezu, kamate i troškove ovrhe (čl. 94. st. 4. OPZ-a). Iz navedene odredbe proizlazi da zastara poreznih obveza za koje je propisana obveza podnošenja godišnje porezne prijave, počinje teći od godine koja se nastavlja na godinu podnošenja prijave.

Primjerice, godišnji obračun poreza na dobit za 2011. na obrascu PD predaje se do kraja travnja 2012. godine. To znači da zastara počinje teći od 1. siječnja 2013., dakle od godine koja se nastavlja na godinu podnošenja prijave.

Osim za PD obrazac isti je slučaj i sa obrascem PDV-K. Kod onih poreza kod kojih nema obveze podnošenja godišnje prijave zastara počinje teći od godine koja se nastavlja na godinu u kojoj je porezna obveza trebala ili je bila utvrđena. Dakle ako je takva porezna obveza utvrđena tijekom 2011. godine zastara bi počela teći od 1. siječnja 2012. godine.

Od 1. siječnja 2012. smiju se uništiti slijedeći dokumenti sa rokom čuvanja od 11 godina:

-godišnje izvješće za 2000. godinu, -glavna knjiga za 2000 godinu, -I sprave iz 2000. godine na temelju kojih su uneseni podaci u dnevnik i glavnu knjigu. -i sprave platnog prometa iz 2000. godine

Obveznici primjene Zakona o arhivskom gradivu i arhivima izlučivanje i uništenje arhivskog gradiva dužni su obaviti sukladno odredbi tog Zakona i njegovih provedbenih podzakonskih akata.

Donošenje internog akta o čuvanju dokumentacije

Utvrđivanje rokova čuvanja dokumentacije nije komplicirano, pa čak niti kada je rok njihova čuvanja istovremeno uređen sa više propisa. Međutim, u slučaju malih poduzetnika, koji nemaju osobu specijaliziranu za arhiviranje dokumentacije, nedostatak interne regulacije problematike arhiviranja može dovesti do pogrešaka i propusta u arhiviranju, ili u najboljem slučaju do gomilanja nepotrebne dokumentacije u arhivima.

Uvođenjem dodatne regulacije arhiviranja elektroničkih dokumenata, uvođenjem elektroničkog potpisa i obveze predaje poreznih izvještaja u elektroničkom obliku, stvorena je obveza za reguliranjem načina čuvanja takve dokumentacije odgovarajućim internim aktom, koja se već sada odnosi na većinu poduzetnika.

Upravo u okviru takvog internog akta poduzetnici imaju priliku regulirati postupak arhiviranja i za papirnu dokumentaciju, te odrediti rokove čuvanja za ukupnu knjigovodstvenu, poreznu i ostalu poslovnu dokumentaciju koja se javlja u okviru procesa poslovanja. Reguliranjem načina i rokova čuvanja ukupne poslovne dokumentacije odgovarajućim internim aktom rizik od pogrešaka i propusta biti će smanjen, a dostupnost arhivske građe veća.

Izvor: Časopis RIPup, 5/2012, str. 15