Novi Zakon o računovodstvu (u nastavku: ZOR) koji stupa na snagu 1.1.2016. donosi niz promjena temeljem kojih će poduzetnici, između ostaloga, biti primorani prilagoditi svoje informatičke sustave s ciljem osiguravanja svih propisanih podataka u vezi knjigovodstvenih isprava i poslovnih knjiga.

Odredbom čl. 13. st. 5. ZOR-a i nadalje je propisana temeljna odredba u vezi vođenja poslovnih knjiga (dnevnik, glavna knjiga i pomoćne knjige) prema kojoj je poduzetnik dužan voditi poslovne knjige na način da osigura kontrolu unesenih podataka, ispravnost unosa podataka, čuvanje podataka, mogućnost korištenja podataka, mogućnost dobivanja uvida u promet i stanja na računima glavne knjige te mogućnost uvida u vremenski slijed obavljenog unosa poslovnih događaja.
U smislu kontrole podataka unesenih u poslovne knjige, novi ZOR propisuje i dodatne odredbe kojima je, prema našem mišljenju, jedini cilj olakšati postupak nadzora računovodstvenih poslova od strane nadzornih tijela, a prvenstveno Porezne uprave.
Stoga, jedna od novina je i propisivanje obveznih podataka koje od 1.1.2016. treba sadržavati izvadak s pojedinog konta glavne knjige (u nastavku: konto-kartica).

Naime, čl. 12. st. 9. novog ZOR-a propisuje da konto-kartica mora sadržavati najmanje slijedeće podatke:

1. naziv, odnosno ime i prezime te sjedište, odnosno adresu poduzetnika;
2. brojčanu oznaku konta;
3. naziv konta;
4. razdoblje na koje se odnosi;
5. početno stanje ako postoji;
6. za svaku knjiženi promjenu:
- redni broj,
- datum knjigovodstvene promjene,
- datum knjiženja,
- opis sadržaja promjene,
- dugovni ili potražni iznos,
- oznaku pripadajuće knjigovodstvene isprave,
- identifikacijske oznake za osobe koje su knjižile i kontrolirale knjigovodstvenu ispravu;
7. zaključni ukupni dugovni i potražni promet za razdoblje na koje se izvadak odnosi;
8. stanje konta na kraju razdoblja.

Od 1.1.2016. konto-kartice između ostaloga moraju sadržavati i identifikacijske oznake osoba koje su knjižile i kontrolirale knjigovodstvenu ispravu!
Najveći broj informatičkih sustava koji se primjenjuju u tuzemnoj praksi, u dijelu koji se odnosi na evidentiranje podataka u okviru glavne knjige, pa samim time i na konto-kartici, vjerojatno osigurava gotovo sve navedene podatke, osim, pretpostavljamo, identifikacijskih oznaka osoba koje su knjižile i kontrolirale knjigovodstvenu ispravu.

Bez obzira na navedeno, poduzetnici čiji informatički sustavi u okviru glavne knjige ne osiguravaju sve propisane podatke, najkasnije do 31.12.2015. ih moraju uskladiti, a kako bi od 1.1.2016. prilikom evidentiranja promjena na kontima glavne knjige formalno ispunili zahtjeve čl. 12. st. 9. ZOR-a. U suprotnom, ZOR propisuje prekršajne kazne za poduzetnika te odgovornu osobu poduzetnika.

Razvidno je da je u predmetnom slučaju najveća novina u sadržaju konto-kartice zapravo osiguravanje identifikacijskih oznaka osoba koje su knjižile i kontrolirale knjigovodstvenu ispravu.

Stoga je uputno da svaki poduzetnik sastavi interni akt kojim bi se osobama koje knjiže i kontroliraju knjigovodstvene isprave dodijelile njihove identifikacijske oznake.
Navedeno bi u postupku nadzora računovodstvenih poslova nadzornom tijelu osiguralo jasno povezivanje identifikacijskih oznaka s predmetnim osobama i na taj način zasigurno ubrzalo i pojednostavilo sam postupak. Mišljenja smo da nema nikakve zapreke da predmetne identifikacijske oznake, radi jednostavnosti i praktičnosti, budu slovne, brojčane ili kombinacija slovnih i brojčanih oznaka.

U svakom slučaju, propisivanje obveznog sadržaja konto-kartice, s ciljem olakšavanja postupka nadzora računovodstvenih poslova, zasigurno zahtijeva ulaganje dodatnih novčanih sredstava za potrebe prilagodbe informacijskih sustava koje će, nažalost, snositi sami poduzetnici.

Izvor: http://www.poslovni-info.eu/sadrzaj/aktualnosti-u-poslovanju/obvezan-sadrzaj-konto-kartice-od-112016/

Actarius Grupa d.o.o., http://www.actarius.hr, info@actarius.hr