Knjigovodstvo Actarius

Koja se dokumentacija može baciti u 2021.?

www.actarius.hr

info@actarius.hr

Poduzetnici i drugi poslovni subjekti dužni su knjigovodstvene isprave, poslovne knjige i drugu dokumentaciju čuvati u rokovima propisanim računovodstvenim, poreznim, carinskim, deviznim, radnopravnim i dr. propisima.

Za pojedinu dokumentaciju različitim propisima propisani su različiti rokovi čuvanja. U tom slučaju dokumentaciju treba čuvati u najduže propisanom roku. Za dokumentaciju čiji rok čuvanja nije propisan zakonskom regulativom poduzetnik treba rok čuvanja utvrditi sam internim aktom.

Čuvanje dokumentacije

Knjigovodstvene isprave čuvaju se:

• isprave na temelju kojih su podaci uneseni u dnevnik i glavnu knjigu te pomoćne knjige - najmanje jedanaest godina,
• isplatne liste, analitička evidencija o plaćama za koje se plaćaju obvezni doprinosi – trajno.

Rok za čuvanje knjigovodstvenih isprava počinje teći zadnjeg dana poslovne godine na koju se odnose poslovne knjige u koje su isprave unesene.

Poslovne knjige čuvaju se:

• dnevnik i glavna knjiga, te pomoćne knjige – najmanje jedanaest godina.

Rok čuvanja poslovnih knjiga počinje teći zadnjeg dana poslovne godine na koju se iste odnose.

Financijski izvještaji, godišnje izvješće i revizorsko izvješće (ako je poduzetnik obveznik revizije) čuvaju se trajno u izvorniku.

Slijedom navedenog, s 31.12.2020. istekao je rok za čuvanje:

• dnevnika i glavne knjige, te pomoćnih knjiga za 2009. godinu i
• knjigovodstvenih isprava nastalih u 2009. a na temelju koje su podaci uneseni u ove poslovne knjige.

Dakle, u 2021. godini možemo predati na uništenje poslovne knjige i knjigovodstvene isprave za 2009. godinu.

Uništenje dokumentacije

Iako se radi o privatnoj (vlastitoj) dokumentaciji poduzetnika (trgovačkih društava, obrtnika,…) i drugih pravnih osoba arhiviranje i uništenje ove dokumentacije nije u potpunosti slobodno, odnosno propisano je Zakonom o arhivskom gradivu i arhivama i njegovim podzakonskim aktima.

Po isteku roka čuvanja dokumentacije potrebno je nadležnom državnom arhivu podnijeti na odobrenje prijedlog za uništenje određene dokumentacije. Prijedlog treba sadržavati popis – o vrsti, količini i vremenu nastanka gradiva te o osnovi za izlučivanje (propisane rokove čuvanja).

Po primitku odobrenja, dokumentacija se može uništiti. Pri uništavanju dokumentacije moraju se poduzeti mjere zaštite tajnosti podataka, te zaštite okoliša.

Što u slučaju prestanka poslovanja?

Po okončanju likvidacije društva, kao i prestanku društva po skraćenom postupku bez likvidacije, poslovne knjige i dokumentacija društva za koju nisu istekli rokovi čuvanja te ona koja se čuva trajno predaje se na čuvanje Hrvatskoj gospodarskoj komori. Za pohranu i čuvanje poslovnih knjiga i dokumentacije društva plaća se naknada na teret društva prije njegova brisanja.

Izvor: Koja se dokumentacija može baciti u 2021.? | TEB poslovno savjetovanje