Jedno od učestalijih pitanja koje čujemo odnosi se na to mora li na računu biti potpis i pečat ako je izdan “elektronski kao PDF” te jel dovoljno staviti onu famoznu rečenicu da je “izrađen na računalu i…”

Situacija na prvi pogled izgleda komplicirano, no sve je moguće te treba obratiti pažnju na ovih nekoliko detalja:

• Zakon o računovodstvu (NN 78/2015) propisao je u članku 9. st. 3. Račun koji služi kao knjigovodstvena isprava a izdan je od strane poduzetnika ne mora biti potpisan ako je sastavljen na način koji uređuju porezni propisi te sadržava ime i prezime osobe koja je odgovorna za njegovo izdavanje
  
• Zakonom o PDV-u u članku 79. propisani je obvezni sadržaj računa i potpis ovdje nije naveden.
  
• Pravilnikom o PDV-u čl 157. st. 1 rečeno je da poduzetnik mora za isporučena dobra i usluge ispostaviti račun koji sadrži podatke iz članka 79. Zakona. Račun može biti ispostavljen u papirnatom ili elektronskom obliku.
  
• Pravilnikom PDV-a čl. 161. rečeno je da se računom smatra i račun koji se izdaje i zaprima u elektroničkom obliku pod uvjetom da postoji suglasnost primatelja za prihvat takvog računa. Suglasnost za prihvaćanje računa u elektroničkom obliku primatelj daje u pismenom obliku ili dogovorom o obradi ili plaćanju primljenog računa.
  
• Člankom 161. st. 6 Pravilnika razjašnjeno je što se smatra računom u elektroničkom obliku. Kako bi se račun smatrao računom u elektroničkom obliku treba biti izdan ali i zaprimljen u bilo kojem elektroničkom formatu. To se odnosi na račune kao strukturirane poruke (npr. XML) ili druge vrste elektroničkih formata (kao što je elektronička pošta s PDF dokumentom u prilogu).
  
• Članak 161. st. 7 Pravilnika dalje navodi da se računi izrađeni elektroničkim putem pomoću npr. računovodstvenog softvera ili programa za izradu računa poslani i zaprimljeni na papiru ne smatraju računima u elektroničkom obliku. Međutim, računi izrađeni na papiru, skenirani poslani i zaprimljeni elektronskom poštom mogu se smatrati računima u elektronskom obliku ako zadovoljavaju uvjete iz stavka 3. čl. 161 Pravilnika, a to su da poduzetnik mora osigurati vjerodostojnost podrijetla, cjelovitost sadržaja i čitljivost računa od trenutka izdavanja do kraja razdoblja za pohranu računa neovisno o tome je li račun izdan na papiru ili u elektroničkom obliku. Navedeno je dužan osigurati porezni obveznik koji obavlja isporuku, ali i porezni obveznik koji prima isporuku. Rok čuvanja ovih knjigovodstvenih isprava je najmanje 11 godina.

Jesmo li rekli na samom početku da izgleda komplicirano, no najbolje rješenje i najbolju informaciju znat ćete ako se obratite svom knjigovođi. On će pregledati sve elemente koje ste naveli na izdanom računu i sasvim sigurno sugerirati ako treba nešto izmijeniti.

Želimo vam uspješno poslovanje i što više izdanih (i naplaćenih) računa, pa iako oni bili poslani kao PDF ili na papiru s potpisom i pečatom.

p.s. Brojni poduzetnici na svojim „izlaznim“računima imaju naveden tekst „Račun je izrađen elektronski na računalu i kao takav valjan je bez potpisa i pečata“, a pri tom ne znaju da ta rečenica nema apsolutno nikakvo značenje, nije točna i da su im računi ako nemaju sve potrebne i propisane elemente neispravni. Ako su još pri tom obveznici poreza na dodanu vrijednost „riskiraju“ u slučaju nadzora kod njihovih kupaca (primatelja roba ili usluga) osporavanje priznavanja pretporeza, a time vrlo vjerojatno i neželjene probleme s kupcima kao i mogućnost gubitka istih.

Izvor: http://www.ergon.hr/novosti/racuni-bez-potpisa-i-pecata-e-racuni-bitno-za-znati/

Actarius Grupa d.o.o., http://www.actarius.hr, info@actarius.hr