ACTARIUS  Knjigovodstveni Servis  

Actarius Grupa d.o.o .Ogrizovićeva 21, 10000 Zagreb,

Tel 01/382-0010, Mob 091/382-0015, Fax 01/382-0010

http://www.actarius.hr



====== Čuvanje poslovne dokumentacije ======


{{   knjigovodstvo_usluge_clip_image001.jpg?250x250}}


U ovom broju pozabaviti ćemo se problematikom čuvanja poslovne dokumentacije, odnosno, pregledom zakonskih odredbi koji neposredno reguliraju spomenutu materiju. Ovu problematiku utvrđuju: **Opći porezni zakon** (NN 147/08), **Zakon o računovodstvu** (NN 109/07), **Pravilnik o računovodstvu** (NN 149/09) i **posebni propisi**.


Naime, Zakon o računovodstvu propisuje da se knjigovodstvene isprave čuvaju u obliku izvornika, na nositelju automatizirane obrade, nositelju mikrografske obrade (mikrofilm) ili na drugi prikladan način.


**Što je knjigovodstvena isprava?** To je svaki pisani dokument ili elektronički zapis koji je temelj za unos podataka u poslovne knjige, ako vjerodostojno dokazuje nastali poslovni događaj. Tu spadaju: ulazni i izlazni računi, izvodi banaka, blagajničke isprave, obračuni troškova (npr. amortizacije), kalkulacije i dr.


Iako zakonska regulacija nije usklađena u pogledu rokova čuvanja dokumentacije, nećemo pogriješiti ako postupimo sukladno Zakonu o računovodstvu i Općem poreznom zakonu.


**Knjigovodstvene isprave i evidencije čuvaju se (najmanje) u ovim rokovima:**


1.     trajno se čuvaju: isplatne liste ili analitička evidencija plaća i nadnica ako osiguravaju bitne podatke o zaposlenom, te godišnji financijski izvještaji;


2.     jedanaest godina čuvaju se: isprave na temelju kojih su podaci uneseni u dnevnik i glavnu knjigu (gore navedene), te evidencije dnevnik i glavna knjiga;


3.     deset godina čuvaju se: prodajni blokovi i kontrolni blokovi, pomoćni obračuni i slične isprave, evidencije o dnevnom gotovinskom prometu i druge pomoćne evidencije, te obračuni poreza i porezne evidencije.


Poslovne knjige mogu se čuvati i u elektroničkom obliku.


Opći porezni zakon propisuje da zastarni rok za čuvanje dokumentacije počinje teći po proteku godine u kojoj su porezni obveznici morali podnijeti godišnje prijave. To konkretno znači da zastarni rok za dokumentaciju i izvještaje za 2009. godinu počinje teći od 01.01.2011. godine.


Prema Općem poreznom zakonu, porezni obveznici – poduzetnici dužni su voditi poslovne knjige i evidencije radi oporezivanja u skladu sa zakonima kojima se uređuju pojedine vrste poreza, bez obzira na to jesu li te knjige i evidencije dužni voditi i po drugim propisima i iz drugih razloga.


 

**Poslovne knjige i druge evidencije s pripadajućom dokumentacijom moraju se voditi i čuvati na način da su dostupne poreznim tijelima i to:
**

 

1.     u poslovnim prostorijama ili, ako nema poslovnih prostorija, u stanu poreznog obveznika, ili


2.     kod opunomoćenika ili


3.     kod osobe koja za poreznog obveznika vodi poslovne knjige.


 

Poslovne knjige i knjigovodstvene isprave preko toga roka čuvaju se u skladu s posebnim propisima.


Neovisno o gore spomenutim zakonima, čuvanje poslovne dokumentacije uređuje i jedan manje poznati pravni propis – Zakon o arhivskom gradivu i arhivima.


Prema njemu, arhivsko su gradivo zapisi ili dokumenti koji su nastali djelovanjem pravnih ili fizičkih osoba u obavljanju njihove djelatnosti, a od trajnog su značenja za kulturu, povijest i druge znanosti, bez obzira na mjesto i vrijeme njihova nastanka, neovisno o obliku i tvarnom nosaču na kojem su sačuvani.


Privatnim arhivskim gradivom smatra se arhivsko gradivo nastalo djelovanjem privatnih pravnih i fizičkih osoba, ukoliko nije nastalo u obavljanju javnih ovlasti ili u obavljanju javne službe i ako nije u državnom vlasništvu.



Nadamo se da smo Vam ovim kratkim presjekom uspjeli naglasiti ozbiljnost čuvanja poslovne dokumentacije vaših tvrtki i olakšali snalaženje na ovom „skliskom“ terenu.

Izvor: http://www.ekonos.hr/clanci.php?grupa=6&clanak=106