Knjigovodstvo Actarius

This page is read only. You can view the source, but not change it. Ask your administrator if you think this is wrong.
**ACTARIUS  Knjigovodstveni Servis  **

Actarius Grupa d.o.o .

Ogrizovićeva 21, 10000 Zagreb,

Tel 01/382-0010, Mob 091/382-0015, Fax 01/382-0010

http://www.actarius.hr

======  Rokovi čuvanja poslovne dokumentacije ======


{{                               dokumenti_za_obrt.png? 200*200}} 

 
Poslovni događaji u računovodstvu **evidentiraju se temeljem vjerodostojne dokumentacije** kojom se iskazuje suština poslovnog događaja te vrijeme i mjesto njegova nastanka.

Dokumentaciju možemo dijeliti prema više kriterija.** Tako se primjerice dokumenti mogu grupirati u interne i eksterne, izvorne i izvedene, a mogu se grupirati i prema poslovnim procesima koje prate, primjerice u dokumente nabave, proizvodnje, prodaje i slično.** 

No, osnovna podjela koja nas u ovom trenutku zanima jest ona obzirom na grupe propisa kojima su regulirani rokovi čuvanja dokumentacije. Prema navedenom kriteriju dokumentaciju dijelimo na računovodstvenu  i poreznu dokumentaciju.


**Što smatramo računovodstvenom dokumentacijom možemo izvesti iz odredbi ZOR-a. Prema odredbama navedenog propisa to su:**

- knjigovodstvene isprave (blagajničke isprave, bankarske
isprave, temeljnice, ulazni i izlazni računi i dr.),

-poslovne knjige (dnevnik, glavna knjiga, pomoćne knjige),

-financijski izvještaji (bilanca, račun dobiti i gubitka, izvještaj
o tijeku novca i dr.),

-godišnje izvješće i dr.


Porezna dokumentacija propisana je OPZ-om i drugim poreznim propisima, a obuhvaća izvorne i izvedene porezne isprave (primjerice ulazni i izlazni račun, temeljnicu), porezne knjige (primjerice knjiga  URA i IRA ) te porezne evidencije (primjerice obrazac PDV i PDV-K).


No, podjela dokumentacije na računovodstvenu i poreznu pati od manjkavosti koja nije rijetkost u svijetu podjela. Naime, postoje dokumenti koji se ne uklapaju u ovu podjelu iz jednostavnog razloga - jer se istovremeno koriste i za računovodstvene i za porezne potrebe.


Tako je primjerice **ulazni račun sa oznakom R1**, osnova za unos u pomoćnu knjigu analitike dobavljača, koja je sastavni dio glavne knjige, a time i osnova za sastavljanje financijskih izvještaja prema računovodstvenim propisima. Istovremeno takav ulazni račun unosi se i u poreznu knjigu U-RA temeljem propisa o PDV-u, te podaci sa računa na taj način **ulaze u porezni izvještaj - obrazac PDV odnosno  PDV-K. No,** kada se prisjetimo da je osnova za utvrđivanje poreza  na dobit sam rezultat poslovanja utvrđen temeljem računovodstvenih  propisa, postaje evidentno da je gotovo sva računovodstvena  dokumentacija zapravo i porezna, pa proizlazi da je ova povezanost  pravilo, a ne izuzetak.

**Što to konkretno znači po pitanju rokova čuvanja takve dokumentacije?**


Da bi se odredio rok do kojeg roka treba čuvati određeni dokument potrebno je voditi računa da li je čuvanje tog dokumenta **uređeno odredbama  jednog ili više različitih propisah.** Ako rok čuvanja pojedinog  dokumenta uređuje više propisa, dokument treba čuvati prema  odredbama onog propisa koji zahtijeva duži rok čuvanja.  U nastavku dajemo pregled rokova čuvanja dokumentacije temeljem  odredbi računovodstvenih i temeljem poreznih propisa, a u  slijedećem poglavlju, usporedbom odredbi o čuvanju dokumentacije  utvrditi ćemo koje rok treba primijeniti na pojedinu poslovnu dokumentaciju.

Dokumenti se, dakle, koriste kao dokaz o nastalom poslovnom događaju,  te su temelj za knjiženje u poslovnim knjigama i osnova za  evidentiranja u poreznim knjigama. **Bez dokumentacije ne bi bila moguća  niti naknadna provjera istinitosti poslovnih događaja,** te njihov  porezni učinak. Upravo iz tog razloga  računovodstvenim i poreznim  propisima određeni su minimalni rokovi u kojima je potrebno čuvati  dokumentaciju.


**Za utvrđivanja rokova čuvanja porezne i računovodstvene dokumentacije  kod poduzetnika najznačajniji propisi su:**


-Zakon o računovodstvu (Nar. nov., br. 109/07) - u daljnjem
tekstu: ZOR,

-Opći poreznog zakona (Nar. nov., br. 147/08 i 18/11) - u daljnjem
tekstu: OPZ.


Osim ovih propisa rokovi čuvanja dokumentacije mogu biti propisani  i ostalim propisima. Stoga u poglavlju 2.3. provjeravamo za  Vas odredbe ostalih važnih poreznih propisa, i to onih u svezi poreza  na dobit, poreza na dohodak i PDV-a. Prije sastavljanja ozbiljnog rokovnika  čuvanja dokumentacije potrebno je provjeriti, da li još neki  propis uređuje rokove čuvanja pojedine poslovne dokumentacije, a  ako ne rok treba odrediti sam poduzetnik, o čemu pišemo u poglavlju.

**Rokovi čuvanja računovodstvene dokumentacije propisani su  člancima 7.,10., 15. i 18. ZOR-a i to kako slijedi:**

Računovodstvena dokumentacija                                               Rok

1. Knjigovodstvene isprave (čl 7. ZOR-a)
Isplatne liste ili analitička evidencija plaća i nadnica                    TRAJNO
Isprave na temelju kojih su uneseni podaci u dnevnik i glavnu knjigu       11 GODINA
Isprave na temelju kojih su podaci uneseni u pomoćne knjige                 7 GODINA

  

2. Poslovne knjige (čl. 10. ZOR-a)
Dnevnik i glavna knjiga                                                     11 GODINA
Pomoćne knjige                                                               7 GODINA


3. Financijski izvještaji
Godišnji financijski izvještaji (čl. 15. st. 13. ZOR-a)                     TRAJNO
Godišnje izvješće (čl. 18. st. 5. ZOR-a)                                    11 GODINA



**Od kada se računa propisani rok?**


Za primjenu odredbi o rokovima čuvanja iz OPZ-a** potrebno je znati  kada zastara počinje teći.**  Zastara prava na naplatu poreza, kamata i troškova ovrhe počinje ** teći nakon isteka godine u kojoj je porezni obveznik sam utvrdio poreznu  obvezu ili nakon isteka godine u kojoj je porezno tijelo utvrdilo  poreznu obvezu, kamate i troškove ovrhe** (čl. 94. st. 4. OPZ-a). Iz navedene odredbe proizlazi **da zastara poreznih obveza za koje  je propisana obveza** podnošenja godišnje porezne prijave, **počinje  teći od godine koja se nastavlja na godinu podnošenja prijave.**



Primjerice, godišnji obračun poreza na dobit za 2011. **na obrascu  PD predaje se do kraja travnja 2012. godine**. To znači da **zastara počinje teći od 1. siječnja 2013., dakle od godine koja se nastavlja  na godinu podnošenja prijave.**

Osim za PD obrazac isti je** slučaj i sa obrascem PDV-K.**  Kod onih poreza kod kojih nema obveze podnošenja godišnje  prijave zastara počinje **teći od godine koja se nastavlja na godinu u  kojoj je porezna obveza trebala ili je bila utvrđena.** Dakle ako je takva ** porezna obveza utvrđena tijekom 2011. godine zastara bi počela teći  od 1. siječnja 2012. godine.**



**Od 1. siječnja 2012. smiju se uništiti slijedeći dokumenti sa rokom  čuvanja od 11 godina:**

-godišnje izvješće za 2000. godinu,
-glavna knjiga za 2000 godinu,
-I sprave iz 2000. godine na temelju kojih su uneseni podaci u
dnevnik i glavnu knjigu.
-i sprave platnog prometa iz 2000. godine


Obveznici primjene Zakona o arhivskom gradivu i arhivima izlučivanje  i uništenje arhivskog gradiva dužni su obaviti sukladno odredbi  tog Zakona i njegovih provedbenih podzakonskih akata.


**Donošenje internog akta o čuvanju  dokumentacije**



Utvrđivanje rokova čuvanja dokumentacije nije komplicirano, pa  čak niti kada je rok njihova čuvanja istovremeno uređen sa više propisa.
Međutim, u slučaju malih poduzetnika,** koji nemaju osobu specijaliziranu  za arhiviranje dokumentacije,** nedostatak interne regulacije  problematike arhiviranja može dovesti do pogrešaka i propusta u  arhiviranju, ili u najboljem slučaju do gomilanja nepotrebne dokumentacije  u arhivima.  

Uvođenjem dodatne regulacije arhiviranja elektroničkih dokumenata,  uvođenjem elektroničkog potpisa i obveze predaje poreznih  izvještaja u elektroničkom obliku, stvorena je obveza za reguliranjem  načina čuvanja takve dokumentacije odgovarajućim internim aktom,  koja se već sada odnosi na većinu poduzetnika.


Upravo u okviru takvog internog akta poduzetnici imaju priliku regulirati  postupak arhiviranja i za papirnu dokumentaciju, te odrediti rokove čuvanja za ukupnu knjigovodstvenu, poreznu i ostalu poslovnu  dokumentaciju koja se javlja u okviru procesa poslovanja.  Reguliranjem načina i rokova čuvanja ukupne poslovne dokumentacije  odgovarajućim internim aktom rizik od pogrešaka i propusta  biti će smanjen, a dostupnost arhivske građe veća.


Izvor: Časopis RIP, 5/2012, str. 15
Knjigovodstvo Actarius

User Tools

Site Tools

Page Tools
